BD4Women NV

Vertrouwenspersoon
Code of conduct
Employee Engagement

Business Development for Women is een onafhankelijke HR-consultancy. Wij bieden alle uitvoerende, operationele en beleidsmatige taken op het gebied van Human Resource Management en Recruitment aan.

Preventie ongewenst gedrag is een sleutelfactor voor een succesvol bedrijf. Ongewenst gedrag kan schadelijke gevolgen hebben voor het moreel, het vertrouwen, de productiviteit en de veiligheid van uw medewerkers. Om te zorgen voor een veilige en respectvolle werkomgeving is het van belang om elke vorm van ongewenst gedrag bij het begin te onderdrukken voordat het onnodig escaleert.

Het gebeurt helaas nog steeds. Een HR-medewerker, of nog erger, de HR Directeur zelf die ook als vertrouwenspersoon wordt ingezet. Een directe afrader! Hiermee ondermijnt u het doel én de voordelen van een vertrouwenspersoon. Als de werknemer niet terecht kan bij een onafhankelijke vertrouwenspersoon en hij/zij ziek of overspannen raakt door een te grote psychosociale belasting, dan kan dit de werkgever veel geld kosten als de werknemer zijn/haar werk niet kan uitvoeren.

De vertrouwenspersonen van BD4Women kunnen een belangrijke rol in het beleid van ongewenste omgangsvormen binnen een organisatie spelen. De werkgever moet zich beschermen om uit uitval van medewerkers tegen PsychoSociale Arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen. Onder PSA verstaat men die factoren binnen de werksituatie die stress veroorzaken, zoals discriminatie, pesten, seksuele intimidatie, agressie/geweld en werkdruk. Eén van de maatregelen die een werkgever kan nemen om medewerkers te ondersteunen als ze last hebben van PSA is het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon voor ongewenste omgangsvormen.

Ongewenst gedrag heeft een negatieve invloed op de productiviteit van medewerkers. Ook draagt grensoverschrijdend gedrag bij aan het verzuim op de werkvloer. Uit onderzoek blijkt dat werk gerelateerde psychische klachten voor verzuimkosten zorgt.

Wat doen wij?
Als vertrouwenspersonen zijn wij er voor het opvangen, begeleiden en ondersteunen van werknemers, het analyseren van voorvallen, het adviseren hierover en de verwijzing naar professionele hulpverleners. In alle gevallen gaat het om delicate kwesties die op een juiste manier moeten worden opgelost. De vertrouwenspersoon van BD4Women behandelt alle hulpvragen in strikte vertrouwelijkheid. Als wij iets ondernemen, is het omdat de medewerker daarmee heeft toegestemd.

Bevoegdheden:
Wij hebben de bevoegdheid om gesprekken te voeren;
Wij kunnen externe deskundigen/hulpverleners raadplegen;
Wij mogen de werknemer doorverwijzen naar andere deskundigen/hulpverleners;
Wij mogen de directie of het bestuur gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele patronen die wij zien;
Wij hebben geheimhouding, maar geen verschoningsrecht. Dit betekent dat als een zaak voor de rechter komt, wij verplicht zijn openheid van zaken te geven.
Taken vertrouwenspersoon
1: Klachtafhandeling. Het opvangen van werknemers die last hebben van PSA.
2: Het geven van voorlichting en zorgen voor preventie van PsychoSociale Arbeidsbelasting
3: Het signaleren en vervolgens adviseren van het management.

Hieronder lichten we de 3 taken van de vertrouwenspersoon iets verder toe:

Taken vertrouwenspersoon 1: klachtafhandeling

Als medewerkers last hebben van PSA dan kunnen ze voor opvang en ondersteuning terecht bij een vertrouwenspersoon. Dit is een van de belangrijkste taken vertrouwenspersoon. Het betekent dat een vertrouwenspersoon het verhaal van de melder aan hoort en de melder ondersteunt bij het zoeken naar oplossingen. Ook kan een vertrouwenspersoon een melder ondersteunen bij het indienen van een officiële klacht.

Taken vertrouwenspersoon 2: Voorlichting en preventie

Het is van belang dat medewerkers een vertrouwenspersoon goed weten te vinden. Vandaar dat het belangrijk is dat een vertrouwenspersoon aan voorlichting doet. Bovendien is de functie vertrouwenspersoon niet alleen aan medewerkers maar ook bijvoorbeeld het management en de OR voorlichting te geven. Het management moet immers ook goed op de hoogte zijn van wat de rol vertrouwenspersoon is. Dit om misverstanden te voorkomen.

Taken vertrouwenspersoon 3: Signaleren en adviseren

Een vertrouwenspersoon krijgt vanuit zijn rol signalen binnen over ongewenst gedrag binnen een organisatie. Het is daarbij van belang dat die signalen ook bij de organisatie bekend zijn. Daarom is een van de belangrijke taken vertrouwenspersoon dat een vertrouwenspersoon goed in de gaten houdt welke meldingen/klachten hij binnen krijgt en daar eventuele trends in onderscheid. Vervolgens is het ook een van de taken vertrouwenspersoon om het management van die signalen en eventuele trends op de hoogte te brengen. Dit doet een vertrouwenspersoon door een jaarverslag te schrijven. Dit alles natuurlijk zonder de vertrouwelijkheid van de melders/ klagers in gevaar te brengen.

Geheimhoudingsplicht

Het behoort niet zozeer tot de drie (hoofd)taken vertrouwenspersoon maar toch is geheimhouding een heel belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van een vertrouwenspersoon. Medewerkers rekenen er immers op dat ze in vertrouwen hun verhaal kunnen doen bij de vertrouwenspersoon. Als medewerkers het idee krijgen dat ze hun verhaal niet in vertrouwen kunnen melden, dan heeft die vertrouwenspersoon binnen de kortste keren geen werk meer. Vandaar dat een vertrouwenspersoon een melder zal moeten kunnen garanderen dat een gesprek vertrouwelijk is. Natuurlijk zijn er uitzonderingen op deze regel, bijvoorbeeld als er sprake zou zijn van strafbare feiten of als er een zogenaamd conflict van plichten ontstaat.

Daarnaast kunnen onderstaande onderwerpen ook van belang zijn bij de uitoefening van de taken vertrouwenspersoon. Het gaat o.a. om de volgende onderdelen:

Voor goede uitvoering van de taken vertrouwenspersoon is het van belang dat een vertrouwenspersoon onafhankelijk zijn werk kan doen.
Een vertrouwenspersoon moet in alle rust en vertrouwen gesprekken kunnen voeren. Ook moeten de gegevens op een plek bewaard kunnen worden die voor derden niet toegankelijk is.
Naast het aanstellen van een vertrouwenspersoon is het van belang dat het bedrijf hier volledig achterstaat en al een beleid heeft tegen ongewenst gedrag (klachtenregeling, klachtencommissie, gedragscode, etc)
Naar aanleiding van het soort en de grootte van het bedrijf kan er gekozen worden voor meerdere vertrouwenspersonen.

Code of conduct

Als u (nog) geen Code of conduct heeft, stellen wij dit voor u op. Een code of conduct, ook wel gedragscode genoemd, is een document dat de verwachte gedragsnormen binnen een organisatie uiteenzet. Er staan richtlijnen en principes in waaraan medewerkers zich moeten houden. Een code of conduct helpt bij het bevorderen van een positieve werkomgeving, waarin respect, integriteit en verantwoordelijkheid centraal staan. De gedragscode is de leidraad bij het nemen van ethische beslissingen en het waarborgen van professioneel gedrag, zowel intern als extern. Met behulp van een code of conduct kunnen bedrijven hun waarden duidelijk communiceren naar hun medewerkers en een cultuur van vertrouwen en respect opbouwen.

Hoe stellen wij een code of conduct op?

Als u een gedragscode wilt opstellen, beginnen we met een grondige analyse van de normen en waarden binnen uw organisatie. Het is belangrijk om goed inzicht te hebben in de missie, visie en bedrijfscultuur. Onder andere deze gegevens gebruiken wij om gedragsregels te schrijven. Wij zoeken uit welke ethische kwesties en situaties zich spelen binnen uw organisatie en formuleren duidelijk welk gedrag u van uw werknemers verwacht.

Wij zorgen ervoor dat de gedragscode duidelijk en toegankelijk is voor alle werknemers. Wij gebruiken input van verschillende belanghebbenden binnen de organisatie en wij adviseren de code of conduct regelmatig bij te werken, zodat deze up-to-date blijft en aansluit bij de veranderende normen en waarden.

Wilt u meer informatie? Neem dan contact met ons op.

De term 'employee engagement' is een populair HR-onderwerp, maar wat betekent het eigenlijk?

Werknemers willen zich actief betrokken voelen op hun werkplek en bij de organisatie in ruimere zin. Willen uw mensen het beste van zichzelf kunnen geven, dan moeten ze geloven dat uw bedrijf de juiste doelstellingen nastreeft en dat hun individuele functie essentieel is om diezelfde doelstellingen te helpen bereiken. Uw werknemers moeten het gevoel hebben dat hun werk zowel erkend als gewaardeerd wordt.

Een werknemer die betrokken is komt volledig tot zijn recht op het werk, doet vaak veel meer dan wordt verwacht en toont een hoge mate van toewijding. Dat betekent dat ze gebieden identificeren waar ze hun vaardigheden effectief kunnen gebruiken om te groeien, dat ze trots zijn op hun werk en dat ze het bedrijf promoten bij anderen. Wanneer ze meer doen dan hun takenpakket vereist, doen zij dat niet uit verplichting, maar uit een oprecht verlangen om meer bij te dragen aan de onderneming. Een werknemer die betrokken is komt volledig tot zijn recht op het werk, doet vaak veel meer dan wordt verwacht en toont een hoge mate van toewijding. Dat betekent dat ze gebieden identificeren waar ze hun vaardigheden effectief kunnen gebruiken om te groeien, dat ze trots zijn op hun werk en dat ze het bedrijf promoten bij anderen. Wanneer ze meer doen dan hun takenpakket vereist, doen zij dat niet uit verplichting, maar uit een oprecht verlangen om meer bij te dragen aan de onderneming.

Jennifer Camron

Vertrouwenspersoon

Pearl Lindsey

Vertrouwenspersoon

Lucretia Lenz

Vertrouwenspersoon

Daniella Patel

Vertrouwenspersoon

BD4Women NV